Monday, September 1, 2008

PENGORGANISASIAN

PENGORGANISASIAN

Pengenalan

Organisasi yang telah kita fahami merupakan sebuah institusi seperti agensi kerajaan, sekolah, syarikat, persatuan IPTA, dan sebagainya. Seperti yang telah kita pelajari daripada unit dua, lima fungsi asas dalam pengurusan sesebuah organisasi adalah perancangan, pengorganisasian, pengarahan, pengawalan dan penstafan. Oleh itu selepas satu-satu perancangan dibuat maka pengurus perlu pula menyusun atau mengorganisasi semua aktiviti yang telah dirancang supaya objektif yang ditetapkan dalam perancangan dapat dicapai dengan jayanya. Sesebuah organisasi yang ditubuhkan memerlukan pengorganisasian yang rapi dan teliti serta bersesuaian dengan tujuan, matlamat, strategi dan program yang telah dibuat pada peringkat perancangan.

Definisi dan Konsep Pengorganisasian

Terdapat berbagai definisi yang telah digubal oleh penulis-penulis buku tentang pengorganisasian diantaranya:

• Stoner dan Wankel (1986): Pengorganisasian merupakan satu proses di mana aktiviti kerja disusun dan diagihkan kepada sumber tenaga untuk mencapai matlamat dan tujuan sesebuah organisasi.

• Jaafar Muhammad (1992): Pengorganisasian ialah penyusunan sumber-sumber organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar matlamat dan objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai.

• Gatewood, Taylor dan Farell: Pengorganisasian ialah aktiviti–aktiviti yang terlibat dalam merekabentuk suatu struktur organisasi yang sesuai, memberi tugas kepada pekerja serta membentuk perhubungan-perhubungan yang berguna di antara pekerja-pekerja dan di antara tugas-tugas.

• Certo (1997): Fokus utama pengorganisasian adalah menentukan setiap aktiviti – aktiviti yang akan dilakukan oleh sumber manusia dalam organisasi, dan bagaimana sumber-sumber tersebut dapat diselaraskan atau digabungkan dengan cara yang terbaik untuk mencapai objektif organisasi.

Maka daripada setiap definisi di atas bolehlah disimpulkan bahawa pengorganisasian menekankan kepada konsep pembahagian kerja kepada sumber manusia, oleh itu di sini organisasi memerlukan satu struktur sistem yang menjelaskan siapa perlu melakukan tugas apa, siapa bertanggungjawab kepada apa dan siapa serta siapa perlu mengkoordinasikan tugas-tugas yang perlu dilakukan. Penurunan autoriti dan kuasa kepada mereka yang berpatutan serta penentuan asas-asas yang sesuai untuk tugas penjabatan dan menentukan bilangan tugasan yang optimum dalam setiap jabatan untuk mencapai matlamat dan tujuan organisasi yang telah dirancang terlebih dahulu juga amat penting di dalam konsep pengorganisasian.


Proses dan Struktur Organisasi

Proses Pengorganisasian

Dalam menyempurnakan pengorganisasian ini , terdapat 5 langkah yang perlu dilalui untuk menjayakan proses pengorganisasian tersebut. Gambarajah 5.1 di bawah menunjukan aliran proses pengorganisasian.



Menyenaraikan kerja-kerja.



Membahagikan beban kerja.



Mewujudkan unit-unit tertentu.



Mewujudkan mekanisma penyelarasan.



Mengawasi keberkesanan dalam perjalanan organisasi.


Rajah 5.1: Proses Pengorganisasian.


Langkah 1

Menyenaraikan semua kerja yang akan dilakukan atau terlibat.

• Kita tahu bahawa tiap-tiap organisasi mempunyai matlamat atau tujuan yang tersendiri. Tiap-tiap matlamat tersebut pula boleh dicapai dengan cara yang berbeza. Untuk mencapai matlamat ini tindakan atau kerja yang dilakukan oleh ahli organisasi hendaklah ditentukan. Seorang pengurus perlu menentukan sumber-sumber yang akan digunakan untuk mencapai matlamat tersebut dan bagaimana semuanya akan dilakukan. Oleh itu pihak pengurusan organisasi perlu menyenaraikan atau perincikan setiap aktiviti yang hendak dilakukan bagi organisasi tersebut.


Langkah 2

Membahagikan beban kerja kepada setiap individu dalam organisasi

• Kerja–kerja yang telah diperincikan akan dibahagikan kepada individu atau sekumpulan individu mengikut kebolehan serta kemahiran masing-masing. Pembahagian kerja ini hendaklah adil dan seimbang. Jika seorang pekerja diberikan beban kerja yang terlalu berat atau tidak mengikut kelayakan yang diperlukan dia mungkin tidak dapat melaksanakan kerja dengan baik dan berkesan. Pembahagian kerja juga perlu dilakukan kerana seorang individu tidak akan mampu mencapai objektif secara bersendirian.


Langkah 3

Mewujudkan unit-unit tertentu bagi aktiviti yang mempunyai persamaan.

• Organisasi perlu mengumpulkan pekerja-pekerja yang melaksanakan tugas yang sama dalam kumpulan-kumpulan tertentu. Kumpulan ini lebih dikenali sebagai penjabatan . Biasanya penjabatan yang ada di dalam organisasi adalah seperti, jabatan pemasaran, jabatan kewangan, jabatan pentadbiran dan sebagainya.


Langkah 4

Mewujudkan mekanisma penyelarasan

• Dalam usaha melaksanakan tugas yang berbeza di antara jabatan dalam organisasi, kemungkinan akan wujudnya pertelingkahan atau kekeliruan di antara pekerja-pekerja di setiap jabatan. Dengan adanya satu mekanisma penyelarasan maka masalah–masalah di antara mereka akan dapat diatasi seperti peraturan, prosedur dan polisi.


Langkah 5

Mengawasi keberkesanan dan penyesuaian organisasi

• Memandangkan organisasi sentiasa berubah, langkah-langkah dalam proses pengorganisasian juga mengalami perubahan . Oleh itu adalah mustahak bagi seseorang pengurus untuk mengawasi keberkesanan dan melakukan penyesuaian terhadap perubahan yang berlaku. Ini akan membantu organisasi bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

No comments: