PERANCANGAN

4.0 Pengenalan

Dalam setiap aktiviti yang melibatkan proses, kita memerlukan langkah-langkah tertentu agar setiap aktiviti yang dijalankan dapat disempurnakan dengan baik. Berdasarkan langkah-langkah inilah sesuatu tindakan yang dibuat tidak terpesong daripada matlamatnya yang telah ditetapkan. Setelah mempelajari dan memahami pengertian perancangan, marilah kita sama-sama mengenal pasti langkah-langkah serta halangan dalam proses perancangan di dalam unit ini.

4.1 Langkah–Langkah Dalam Proses Perancangan

Terdapat 4 langkah dalam proses perancangan iaitu:


Menetapkan Menghuraikan Menentukan Mengemukakan
Matlamat Keadaaan Dorongan / Tindakan
Halangan

4. 1. 1 Menetapkan Matlamat

Penetapan matlamat amat penting dalam sesebuah organisasi, kerana dengan adanya matlamatlah sesebuah organisasi boleh membangun. Ibarat manusia, yang tiada matlamat hidup, maka perjalanan hidupnya tidak tentu arah. Maka persoalan yang perlu dijawab adalah tentang apakah yang hendak dicapai oleh organisasi kita dalam jangkamasa panjang ataupun jangkamasa pendek. Matlamat yang ditetapkan mestilah mengandungi ciri-ciri seperti jelas dan nyata, rasional, logik, mempunyai jangkamasa dan mestilah mencabar. Contohnya: Matlamat sebuah syarikat penjualan komputer mempunyai matlamat yang jelas dan nyata dalam jangkamasa panjang adalah untuk mencapai sasaran jualan sebanyak 50 buah unit komputer sebulan.

4. 1. 2 Menghuraikan Keadaan Semasa

Apabila matlamat organisasi telah ditetapkan dengan jelas, maka kita sebagai ahli organisasi sama ada pengurus peringkat atasan, bawahan dan pertengahan perlu lihat keadaan organisasi kita sekarang dan membandingkan dengan matlamat yang hendak dicapai. Tentukan sama ada sumber yang ada mencukupi dari segi kewangan, tenaga kerja ataupun maklumat untuk mencapai matlamat yang telah ditentukan. Sekiranya matlamat yang hendak ditetapkan adalah mencabar tetapi bila dilihat dari sudut kewangan , tidak mencukupi maka kita perlu mengubah suaikan kedaan perancangan tersebut dengan kedudukan kewangan organisasi.

Lihat kembali kepada contoh tadi, di mana target jualan syarikat komputer adalah menjual 50 buah unit komputer dalam sebulan. Maka kita perlu lihat dengan keadaan semasa sekarang, dari segi permintaan, siapa pelanggan kita, cukupkah tenaga kerja kita untuk mempromosikan komputer kita dan cukupkah maklumat yang kita ada dari segi persaingan kita serta cukupkah sumber kewangan kita untuk melaksanakan matlamat tersebut. Maka menentukan keadaan semasa amat penting agar matlamat yang ditentukan tidak terpesong jauh dengan persekitaran semasa.

4.1.3 Mengenalpasti Sokongan Ataupun Halangan

Di tahap ini kita perlu lihat apakah faktor dalaman ataupun luaran yang dapat membantu ataupun mungkin menghalangi proses pencapaian matlamat tersebut. Dari segi faktor dalaman kita boleh lihat bagaimana syarikat boleh mendapatkan kakitangan yang berkaliber untuk mempromosi barangan tersebut. Maka syarikat perlu melatih mereka yang berkelayakan untuk mempromosikan komputer tersebut. Manakala bagi faktor luaran, kita boleh lihat persaingan dari syarikat-syarikat komputer lain yang menawarkan harga yang lebih rendah, maka menjadi satu halangan kepada pencapai matlamat tersebut. Dengan itu pihak organisasi perlu mencari alternatif untuk mengenalpasti sokongan dan halangan serta jalan penyelesaiannya.

4.1.4 Mengemukakan Tindakan

Sekiranya didapati adanya sokongan yang boleh menolong dari segi perlaksanaan perancangan seterusnya tercapainya matlamat, atau halangan yang boleh melambatkan perjalanan perancangan maka, pengurus boleh mengemukakan tindakan sama ada teruskan tindakan terhadap perancangan atau cari jalan lain untuk setiap perancangan.

Katakan dari contoh tadi, didapati banyak halangan yang timbul dari sokongan maka organisasi perlulah menukar kepada matlamat yang baru atau merangka perancangan yang baru yang boleh menguntungkan organisasi tersebut.

Peringkat ini amat penting kerana ia melibatkan proses membuat dan mengambil keputusan yang teliti dan cermat. Setelah semua langkah tadi telah dilalui dengan sempurna, maka perancangan tadi bolehlah dilaksanakan.





4.2 Halangan Kepada Perancangan

Setelah memahami proses perancangan , kita perlu lihat apakah halangan yang timbul terhadap pencapaian perancangan yang berkesan. Di dalam sesebuah organisasi mengenalpasti halangan yang mungkin timbul adalah perlu bagi setiap pengurus peringkat atasan dan pertengahan kerana mereka inilah yang menentukan setiap perancangan yang baik.

Terdapat dua bentuk halangan yang besar:

4.2.1 Keengganan mewujudkan matlamat

Kegagalan mengemukakan matlamat adalah menjadi penghalang kepada keberkesanan sesuatu perancangan. Siapakah yang enggan mewujudkan matlamat? Di sini yang terlibat di dalam penetapan dan mewujudkan matlamat adalah pengurus. Jadi penguruslah yang enggan mewujudkan matlamat.
Mengapakah seseorang atau pengurus itu enggan mewujudkan matlamat. Ia sebenarnya berpunca daripada perkara-perkara berikut:

a) Bimbang sekiranya timbul kegagalan.
.
Mereka enggan mewujudkan matlamat yang baru kerana takut berlakunya kegagalan. Sekiranya gagal atau tidak tercapainya matlamat tersebut ianya akan memberi tekanan kepada pihak pengurusan, hilangnya rasa kepercayaan orang bawahan kepada pihak pengurus dan masa depan kerjayanya mungkin tergugat.

b) Sayang untuk melepaskan matlamat yang sedia ada.
Sekiranya pengurus mengadakan matlamat yang baru, maka matlamat yang sedia ada terpaksa diketepikan. Maka, mereka sayang melepaskan matlamat yang sedia ada kerana masa dan tenaga telah banyak yang telah dicurahkan pada masa lalu.

c) Kurang pengetahuan tentang persekitaran
Memandangkan pihak pengurus kurang pengetahuan tentang persekitaran seperti dari segi pasaran saham, teknologi maklumat dan persaingan, maka mereka enggan mengwujudkan matlamat yang baru. Sekiranya tiada atau kurangnya pengetahuan tentang persekitaran maka secara tak lansung kita tidak boleh bersaing dengan persekitaran luar dan matlamat pun tidak boleh diwujudkan.

d) Kurang keyakinan
Matlamat yang hendak dibentuk memerlukan pengorbanan. Maka, pengorbanan memaksa pengurus untuk bersifat penuh keyakinan dan sanggup menerima dan mengambil keputusan yang berisiko. Sekiranya dalam diri pengurus tersebut tidak yakin dengan diri sendiri , tak perlulah mengwujudkan matlamat yang baru.



e) Kurang berpengetahuan mengenai organisasi
Pengurus yang baru sememangnya tidak berpengetahuan secara keseluruhan mengenai organisasi. Kegagalan melihat unit yang ada sebagai penyumbang kepada keseluruhan aktiviti organisasi, maka ia memberi kesan kepada peranan mereka dalam mengujudkan matlamat atau objektif.


4.2.2 Tentangan kepada perubahan

Sekiranya keengganan mewujudkan matlamat di lihat dari sudut pengurus maka di bawah tajuk ini kita akan lihat dari sudut pekerja . Di mana pekerja menentang setiap perubahan yang bakal wujud dari setiap perancangan yang dibuat. Mengapa menentang kepada perubahan tersebut? Ini terjadi kerana:

a) Tidak pasti mengapa sebab dan kesan perubahan ini.
Kebanyakkan pekerja tidak pasti pasti dengan kesan atau hasil dari perubahan tersebut. Mereka tidak diberi penerangan yang selanjutnya tentang kebaikan dan keburukan dari perancangan yang dibuat.

b) Pekerja enggan melepaskan matlamat yang sedia ada.
Bagi pekerja sekiranya sesuatu perancangan itu telah berjaya dengan cemerlangnya, maka mereka tidak mahu kepada penetapan perancangan yang baru. Mereka rasa perancangan tersebut memang bersesuaian dengan mereka.
Contohnya , setiap tahun bagi sebuah syarikat menjual jamu, sasaran keuntungan adalah RM 2 juta. Sekiranya perancangan baru adalah meningkatkan sasaran keuntungan sebanyak RM 4 juta, maka perlu bekerja dengan lebih gigih lagi. Ini mungkin akan membebankan pekerja. Maka mereka ini enggan menerima setiap perubahan terhadap bebanan kerja.

c) Pekerja sudah mengetahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam rancangan tersebut.
Sekiranya pekerja sudah mengenalpasti dengan kelemahan yang bakal wujud dalam setiap perancangan baru yang ditetapkan maka mereka akan menentang kepada setiap perubahan yang wujud. Contohnya, Penggunaan Bahasa Inggeris di dalam matapelajaran Matematik dan Sains. Guru-guru sudah mengenalpasti bahawa kemungkinan perancangan ini akan wujudnya kelemahan kerana tidak semua pelajar dapat berkomunikasi dan mempelajari Bahasa Inggeris dengan baik. Maka, perancangan ini mendapat tentangan dari beberapa pihak yang akan melaksanakannya.


4.3 Perubahan Persekitaran
Setelah diteliti dan memahami tentang proses serta halangan yang wujud dalam perancangan maka kita juga perlu lihat apakah faktor-faktor yang boleh menyebabkan berlakunya perubahan kepada perancangan sama ada yang telah sedia ada atau yang hendak dibuat. Di antara faktor–faktor yang boleh dikenalpasti adalah :

a) Ekonomi
Ekonomi sesebuah negara memainkan peranan yang penting dalam sesuatu perkara yang hendak dirancangkan. Sekiranya ekonomi sesuatu negara itu berada di dalam keadaan kukuh dan stabil maka segala perancangan yang hendak dilaksanakan akan berjalan dengan lancar. Sekiranya ekonomi sesebuah negara itu berada di dalam keadaan goyah maka perubahan akan berlaku keatas perancangan yang akan dilaksanakan. Contohnya kita dapat lihat dari segi penghantaran pelajar keluar negara. Pada satu waktu dulu, penghantaran pelajar Malaysia ke Luar Negara menjadi satu agenda dalam perancangan negara, malangnya apabila keadaan ekonomi kita jatuh sedikit maka, perancangan penghantaran pelajar terpaksa diubah.

b) Budaya dan Sosial
Budaya sesuatu negara atau sesebuah organisasi juga berperanan penting dalam menentukan sesuatu perancangan. Budaya juga boleh menyebabkan sesuatu perancangan boleh berubah. Kita boleh ambil contoh bagi sebuah organisasi kedai makanan segera “KFC”. Kalau di tahun 70 an, makanan segera ini tidak begitu popular, tetapi di tahun 90 an budaya ini telah menular keseluruh penduduk Malaysia. Maka perancangan bagi untuk memperkembangkan kedai makanan segera ini perlu diubahsuai agar setiap negeri ada kedai ini.

c) Pelanggan
Persediaan ke atas perubahan kepada perancangan yang akan dilaksanakan sekiranya pihak organisasi berdepan dengan pelanggan yang berkelakuan cerewet.

d) Pembekal
Pembekal juga amat penting dalam menentukan sesuatu perancangan itu. Contohnya perancangan sebuah syarikat komputer adalah mendapatkan bilangan komputer yang hendak dijual adalah 100 buah untuk sebulan.Tetapi sesuatu telah terjadi kepada syarikat pembekal di mana mereka tidak boleh membekalkan sebanyak yang diminta pada masa tertentu maka perubahan perancangan perlu diubah.

e) Teknologi
Teknologi juga perlu dalam menentukan sesuatu perancangan. Contohnya perubahan perancangan perlu di buat ke atas penggunaan alat komputer sekiranya wujud pembaharuan ke atas sistem komputer. Kalau dulu nak siapkan sesuatu tugas mengambil masa lebih kurang 2 minggu ,tapi dengan adanya peralatan komputer yang canggih maka perancangan ke atas tugasan tersebut perlu diubahsuai.